Zakelijk tanken en btw teruggaaf is onlosmakelijk met elkaar verbonden. Maar ja, als ik brandstof contant betaal – ja het komt nog voor –  is dat verstandig voor de BTW aangifte? Nee, niet doen!  Als ondernemer heb je hier veel extra en onnodig werk van! Veel boekhouders en accountants adviseren dat het beste is om te betalen met pinpas of een zakelijke tankpas. Zakelijk tanken en btw teruggaaf kan veel handiger door gebruik van zo’n tankpas en het garandeert een waterdichte (btw) administratie. Hieornder een korte uitleg waarom

Waarom brandstof betalen met een tankpas

U staat zwak tegenover de belastingdienst in een discussie omdat bewijs ontbreekt als u contact betaald. Natuurlijk kunt u een bon op (bedrijfs)naam vragen bij het contant betalen. Dat is omslachtig maar kan ook vaak niet. De medewerker van een tankstation ziet je aankomen. Zakelijk tanken en btw teruggaaf is onverstandig op deze manier. Het alternatief is dat u betaald met uw pinpas en de kassabon bewaart. Maar het nadeel van een kassabon is dat uw bedrijfsnaam er niet op staat. Op de bankafschrift staat wel het afgeschreven bedrag en heeft u wel bewijslast. Als u dat allemaal administratief voor elkaar krijgt, dan kunt u de betaalde BTW dan terugvragen. Als u met een pinpas betaald, moet de pas op uw bedrijfsnaam staan, anders wordt de btw teruggaaf niet gehonoreerd. Wilt u zakelijk tanken en btw teruggaaf regelen, dan is een zakelijke tankpas een reële en minst bewerkelijke optie.

Brandstof afreken bij tankstation met tankpas

Uw boekhouder of accountant zal bevestigen dat het handig is om gebruik te maken van een tankpas voor het zakelijk tanken en btw teruggaaf. U hoeft geen bonnen te bewaren en ontvangt maandelijks een verzamel factuur. De kans op discussie met de belastingdienst is nihil. U tankt rustig met een BTW garantie en de administratie is waterdicht. 

Welke brandstof passen zijn er voor de auto van de zaak?

Op de onafhankelike website tankpas-aanvragen.nl worden meerdere passen vergeleken. Elke tankpas heeft zijn specifieke voor-en nadelen en voor zijn een eigen zakelijke doelgroep (ZZP, VOF en MKB). Indien u een auto van de zaak heeft, u bent zzp’er, dan is een tankpas van travelcard – Tankpas.nl of van MoveMove een voordelig oplossing.

Wilt u altijd bij hetzelfde tankstation tanken als ondernemer, dan is een merkgebonden tankpas zoals van Q8 Liberty Card (ook wel Tango Tankpas genoemd) een eenvoudige en goedkope oplossing.